การเก็บรักษาเอกสารคืออะไร

การเก็บรักษาเอกสารคืออะไร

การเก็บรักษาเอกสารหมายถึงแนวปฏิบัติในการจัดเก็บและรักษาเอกสารและบันทึกที่สำคัญอย่างเป็นระบบเป็นระยะเวลาหนึ่ง เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ รวมถึงเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติการบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้องภายในอุตสาหกรรม

การเก็บรักษาเอกสารเป็นหลักจะรักษาและปกป้องเอกสารประเภทต่าง ๆ เช่น บันทึกทางการเงิน การคืนภาษี และเอกสารสนับสนุน เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้เป็นระยะเวลาที่กำหนดเพื่อให้เป็นไปตามข้อผูกพันทางกฎหมายและความต้องการในการตรวจสอบในอนาคต ตัวอย่างเช่น กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้บุคคลและธุรกิจเก็บสำเนาการคืนภาษีและเอกสารสนับสนุนเป็นเวลาอย่างน้อยสามปี อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่สงสัยว่ามีรายได้ที่รายงานไม่ครบถ้วนหรือการฉ้อโกง สรรพากร (IRS) อาจขยายระยะเวลาการตรวจสอบเป็นหกปี

แนะนำให้สร้างชุดสำรองของเอกสารและเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงและใช้งานได้ ซึ่งรวมถึงการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัล เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ การเรียกดู และป้องกันความเสียหายหรือการสูญหายทางกายภาพ นอกจากนี้ การเก็บรักษาเอกสารยังเน้นการกำจัดเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยเพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูล การทำลายเอกสารภาษี งบการเงิน และเอกสารที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ ควรทำแทนการทิ้งในถังขยะธรรมดา