दस्तावेज़ प्रतिधारण क्या है

दस्तावेज़ प्रतिधारण क्या है

दस्तावेज़ प्रतिधारण का तात्पर्य महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों और अभिलेखों को एक विशिष्ट अवधि के लिए व्यवस्थित रूप से संग्रहीत और बनाए रखने की प्रथा से है, जो कानूनी और नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करता है, साथ ही उद्योग के भीतर उचित रिकॉर्ड-कीपिंग प्रथाओं को सुविधाजनक बनाता है।

दस्तावेज़ प्रतिधारण मुख्य रूप से विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों, जैसे वित्तीय रिकॉर्ड, कर रिटर्न और सहायक दस्तावेज़ों को संरक्षित और सुरक्षित रखता है। इन रिकॉर्डों को कानूनी दायित्वों और संभावित ऑडिट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक निर्दिष्ट अवधि के लिए रखा जाता है। उदाहरण के लिए, संघीय कानून व्यक्तियों और व्यवसायों को कर रिटर्न और सहायक दस्तावेजों की प्रतियां कम से कम तीन वर्षों तक रखने का आदेश देता है। हालांकि, कम रिपोर्ट की गई आय या धोखाधड़ी के संदेह के मामलों में, आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) ऑडिट अवधि को छह साल तक बढ़ा सकती है।

दस्तावेज़ों के बैकअप सेट बनाने और रिकॉर्ड की पहुंच और उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करने की अनुशंसा की जाती है। इसमें कागज आधारित रिकॉर्ड को डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित करना शामिल है, जिससे आसान भंडारण, पुनर्प्राप्ति और भौतिक क्षति या हानि से सुरक्षा सक्षम होती है। इसके अतिरिक्त, दस्तावेज़ प्रतिधारण पहचान की चोरी को रोकने के लिए व्यक्तिगत जानकारी वाले रिकॉर्ड के सुरक्षित निपटान पर जोर देता है। नियमित कचरा डिब्बे में फेंकने के बजाय कर रिकॉर्ड, वित्तीय विवरण और अन्य संवेदनशील दस्तावेजों को कतरने की सलाह दी जाती है।