Wat is Documentretentie

Wat is Documentretentie

Documentretentie verwijst naar de praktijk van het systematisch opslaan en onderhouden van belangrijke documenten en archieven gedurende een bepaalde periode, waardoor naleving van wettelijke en reglementaire vereisten wordt gewaarborgd, evenals het faciliteren van correcte archiveringspraktijken binnen de industrie.

Documentretentie bewaart en beschermt voornamelijk verschillende soorten documenten, zoals financiële gegevens, belastingaangiften en ondersteunende documentatie. Deze gegevens worden gedurende een bepaalde periode bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en mogelijke auditvereisten. De federale wet schrijft bijvoorbeeld voor dat particulieren en bedrijven kopieën van belastingaangiften en ondersteunende documenten minstens drie jaar bewaren. In gevallen van vermoedelijk te laag aangegeven inkomen of fraude kan de Internal Revenue Service (IRS) de auditperiode echter verlengen tot zes jaar.

Het wordt aanbevolen om back-upsets van documenten te maken en deze elektronisch op te slaan om de toegankelijkheid en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. Dit omvat het converteren van papieren gegevens naar een digitaal formaat, waardoor eenvoudigere opslag, terughalen en bescherming tegen fysieke schade of verlies mogelijk is. Daarnaast benadrukt Documentretentie de veilige verwijdering van gegevens die persoonlijke informatie bevatten om identiteitsdiefstal te voorkomen. Het versnipperen van belastinggegevens, financiële overzichten en andere gevoelige documenten wordt aangeraden in plaats van ze in gewone vuilnisbakken te gooien.