O que é Retenção de Documentos

O que é Retenção de Documentos

A retenção de documentos refere-se à prática de armazenar e manter sistematicamente documentos e registros importantes por um período de tempo específico, garantindo conformidade com requisitos legais e regulatórios, bem como facilitando práticas adequadas de arquivamento dentro da indústria.

A retenção de documentos principalmente preserva e protege vários tipos de documentos, como registros financeiros, declarações de impostos e documentação de suporte. Esses registros são retidos por um período específico para cumprir obrigações legais e possíveis requisitos de auditoria. Por exemplo, a lei federal exige que indivíduos e empresas mantenham cópias das declarações de impostos e documentos de suporte por pelo menos três anos. No entanto, em casos de renda subnotificada ou fraude suspeita, o Internal Revenue Service (IRS) pode estender o período de auditoria para seis anos.

Recomenda-se criar conjuntos de backup de documentos e armazená-los eletronicamente para garantir a acessibilidade e disponibilidade dos registros. Isso inclui converter registros em papel para um formato digital, permitindo armazenamento, recuperação e proteção mais fáceis contra danos físicos ou perda. Além disso, a Retenção de Documentos enfatiza a eliminação segura de registros contendo informações pessoais para evitar roubo de identidade. Destruir registros fiscais, demonstrações financeiras e outros documentos sensíveis é aconselhável em vez de descartá-los em lixeiras comuns.